Proprietarii care doresc acces la documente din partea asociațiilor de proprietari trebuie să cunoască regulile de comunicare stabilite de lege. Deși există cereri frecvente pentru transmiterea actelor prin e-mail, legislația actuală nu impune președintelui asociației această obligație de comunicare electronică. Este esențial ca acești solicitanți să verifice în prealabil prevederile statutului asociației sau regulamentul condominiului pentru a înțelege modalitățile oficiale de comunicare.
Conform explicațiilor oferite de avocatul Gelu Pușcaș, Legea nr. 196/2018 nu prevede nicio obligație pentru președinte de a utiliza poșta electronică pentru a trimite răspunsuri la contestații sau cereri. Președintele acționează în numele asociației, însă procesul de scanare, anonimizarea datelor cu caracter personal și fotocopierea documentelor nu fac parte din atribuțiile sale legale. Această lipsă de reglementare înseamnă că asociația nu este obligată să dețină o adresă de e-mail pentru corespondență.
În multe cazuri, asociațiile de proprietari au stabilit prin actele proprii că toate solicitările trebuie să fie formulate în scris și semnate de către proprietar. Această procedură este menită să demonstreze identitatea clară a persoanei care înaintează cererea și să asigure validitatea demersului. În situațiile în care statutul asociației impune acest format clasic, cererile trimise prin e-mail pot fi refuzate sau nu vor fi deloc luate în considerare de către conducere.
Un aspect juridic important vizează utilizarea articolului 28 din Legea nr. 196/2018, pe care mulți proprietari îl invocă pentru a obține documente. Totuși, practica judiciară arată că nu toate documentele solicitate intră sub incidența acestui articol, iar proprietarii care apelează la instanță pot obține rezultate neașteptate. Costurile procesuale nu se limitează doar la taxa de fotocopiere, ci pot include alte cheltuieli semnificative dacă procesul juridic este gestionat fără o verificare riguroasă.
Deși unele asociații folosesc e-mailul pentru a facilita comunicarea și a crește transparența, acest lucru rămâne o alegere de management, nu o cerință legală. Președintele poate decide utilizarea acestui canal de comunicare pentru ușurință, dar nu poate fi sancționat pentru lipsa unei astfel de proceduri de transmitare digitală. Proprietarii sunt sfătuiți să nu se bazeze pe informațiile de pe internet fără a consulta textul legal complet.
În contextul legislației privind asociațiile de proprietari, este important de menționat că reglementările privind transparența și accesul la informație sunt strict limitate de cadrul juridic actual. Deși există o dorință de digitalizare, nicio lege specifică nu forțează asociațiile să își modifice fluxul de lucru pentru a include comunicarea electronică obligatorie. Această structură legală menține responsabilitatea președintelui legată de atribuțiile stricte prevăzute de statutul asociației și de legea de bază.